1、确定需求：需要明确年会的目的、预算、参与人数、活动形式等基本需求，这些信息将有助于确定年会的主题、风格和规模。

2、寻找供应商：根据需求，寻找专业的年会策划公司或供应商，这些供应商通常提供包括场地布置、节目策划、餐饮服务、音响设备、灯光设备等在内的全方位服务。

3、制定方案：与供应商沟通并制定详细的年会策划方案，方案应包括主题设定、活动流程、节目安排、餐饮安排、场地布置等细节。

4、预算规划：根据需求和方案，制定合理的预算规划，确保在预算范围内完成年会的策划和执行。

5、执行与执行监督：按照方案进行年会的执行，包括场地布置、节目排练、餐饮准备等，需要有一个执行监督团队，负责监督整个执行过程，确保活动顺利进行。

6、后期服务：年会结束后，供应商应提供一些后期服务，如活动照片、视频的整理和分享，以及客户的反馈收集等。

在选择年会策划供应商时，需要注意以下几点：

1、经验和专业能力：选择有丰富经验和专业能力的供应商，能够更好地满足需求。

2、服务质量：了解供应商的服务质量，包括服务态度、执行能力、后期服务等。

3、价格合理：在保证质量的前提下，选择价格合理的供应商，避免超预算。

4、参考案例：查看供应商的参考案例，了解其以往的策划和执行能力。

年会策划供应是一个涉及多个方面的复杂过程，需要与供应商充分沟通、协作，确保年会的成功举办。